Comment pouvons-nous vous aider ?

Ajouter une écriture comptable

Dans l’application Comptabilité, memboGo regroupe toutes les écritures comptables générées par les transactions faites sur votre site.  Toutefois, il est aussi possible d’ajouter des écritures comptables manuelles pour centraliser toutes les transactions dans la plateforme, même celles effectuées en dehors de memboGo.   Ajouter une écriture comptable manuellement Dans l’application Comptabilité, rendez-vous dans le menu “Comptabilité”, puis cliquez sur le bouton ''Ajouter''. Dans cette vue, vous pouvez entrer deux (ou plus) écritures manuelles. Vous pouvez choisir la date de la transaction, et entrer, pour chaque ligne comptable, les informations suivantes : Le poste comptable, Le projet, si nécessaire, Le montant (débiteur ou créditeur), La description, si nécessaire. Toutes les écritures comptables manuelles ainsi créées auront le même numéro de Journal.  Il faut aussi noter que lors de la création ou de l’édition d’écritures manuelles, il est important que le total de la colonne Débit soit égale au total de la colonne Crédit.   Édition d'une écriture Lors de l’édition, l’ajout d’un montant créditeur doit être accompagné d’un montant débiteur pour équilibrer le journal. De même, la suppression d’une ligne ne doit pas déséquilibrer le total du journal.         Concernant les montants débiteurs ou créditeurs, ceux-ci doivent toujours être positif. Un montant négatif dans la colonne crédit pour un compte créditeur revient à entrer un montant positif dans la colonne débit. La nature du compte (débiteur ou créditeur) est défini selon le type de compte : les comptes de taxes, de revenus, de comptes à recevoir sont des comptes créditeurs et les comptes bancaires sont comptes débiteurs.  

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Trouver une facture

Dans l’application Comptabilité, vous pouvez trouver n’importe quelle facture générée à travers les applications memboGo. En cliquant sur l’onglet “Ventes” vous obtenez la liste de l’ensemble des factures de votre système avec plusieurs filtres disponibles.     Les filtres vous permettent de retrouver un paiement par son numéro de facture, son numéro de paiement, la date de facturation, ou encore des informations propres à la personne facturée (nom, prénom, courriel ou encore organisation) En cliquant sur le détail d’une facture, vous obtenez le détail des informations de facturation rempli par l’utilisateur lors du paiement, ainsi que le détail de la transaction (dans le tableau en bas de page)   La sous-section Paiement sur la fiche détail vous redirige vers la fiche d'inscription, adhésion, ou tout autre paiement lié à la facture.Il est ainsi plus facile de retracer toutes les transactions par cette centralisation de l’information. Vous avez aussi la possibilité de modifier les informations de facturation en cliquant sur le bouton "Modifier" dans le haut de la page à droite. Toutefois les informations de paiement et les informations liées à l'item achetés ne sont pas modifiables. Il est aussi possible d'ajouter des factures manuelles. Dans le cadre d'une gestion plus complète de votre comptabilité dans memboGo, il est possible d'ajouter des factures d'items qui ne sont pas vendus par memboGo. Pour ce faire, cliquez sur le bouton "Ajouter une facture" en haut à droite de la liste des factures :  Le formulaire d'ajout se compose de 4 sections :  Identification : date de la facture, montant et information de la personne Adresse de facturation Description de la vente : libellé qui apparaitra dans le tableau descriptif de la vente Comptabilité : pour associer les postes comptables correspondant. Attention : l'ajout de facture manuelle ne gère pas les taxes. Les montants doivent être entrés avec les taxes comprises.  

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Why use the Accounting app?

In addition to collecting donations, memboGo allows you to sell products and services. In other words, the platform can automatically manage most of your organization's financial transactions. But as with all organizations, the revenues generated must be recorded in your accounting software, such as Sage, Acomba or Quickbooks. Before going into detail, let's review an NPO's basic accounting tasks. Without an e-platform, each transaction – such as the purchase of a membership or an event registration – must be associated with an invoice. This invoice must contain several pieces of information, such as a number, a description of the services provided and tax amounts. The invoice must be created manually for each transaction. As a result, any person or organization that makes a payment to an organization must be known by the accounting system. Depending on the size of the organization, this task – which has no real added value – can cost a lot in terms of time and management fees.   memboGo allows organizations to avoid having to create invoices manually memboGo generates invoices automatically, all while consolidating your accounting headings. The first step is to activate the Accounting application in the Applications page, located in the Configuration zone. The Accounting application will immediately appear in the application selector. In the Accounting application's Settings menu, in the left-hand menu, you can activate tax management and configure your chart of accounts, for example. The chart of accounts allows you to specify three types of accounts: income accounts, tax accounts and bank accounts. For each account type, you can create an unlimited number of accounts for use in the different memboGo applications. The account numbers used should be the same as those used in your accounting system. Having replicated a portion of your chart of accounts, memboGo can now create your accounting entries automatically for each transaction. A general accounting ledger, the Accounting application's default page, is also available to you. All of the journal entries generated by sales can be found there.   Bank accounts  Bank accounts are used in the Settings interface -> Payments. It is possible to link an account to each payment mode, for example, credit card, check or PayPal, to name just a few.     Comptes de type Taxes Les comptes de type Taxes sont utilisés dans l’application Comptabilité à partir de l’interface Configuration->Taxes.  Pour chaque taxe gérée par le système, il est possible d’y associer un compte.   Tax accounts Income accounts are used in all interfaces where you can specify a product to sell, for example, membership types or event rates. It is also possible to specify if the product is taxable. IMPORTANT - You must link an account to each element In order for your entries to be balanced, you must systematically link an account to each of the following elements: All of your payment modes All of the taxes you collect All of the products you sell, including donations When you examine your general accounting ledger after a few transactions have posted, you will easily be able to see if your system has not been completely configured because your entries will not be balanced.   Consolidating your journal entries Ayant en main toutes les écritures comptables, il devient facile pour memboGo de consolider ces dernières sur les With all of your journal entries in hand, memboGo can easily consolidate them for the time periods of your choosing. In the Consolidation interface, you can find out the amounts consolidated for each account for a specific time period. Afterwards, all you must do is make a few entries into your accounting system's general ledger and you avoid having to create all of your invoices manually. memboGo is not a replacement for your accounting software memboGo only manages revenues. It is not possible to track your organization's expenditures or generate accounting reports such as results or reports.   Save hundreds of hours with the Accounting application With the Accounting application, you no longer have to create a single invoice manually; all you have to do is make a few dozen accounting entries per month. With memboGo, managing your day-to-day just got easier!  

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List of reports available in the Accounting application

Various reports are available in the Accounting application. These reports allow you to export the results of a search (or all of the results) as an easy-to-use Excel or PDF file. To create a report, simply click on the Export button and then find the file in the application’s Reporting submenu.  Generating a report may take several minutes depending on how much information the file contains. For your convenience, an email will automatically be sent to you when the report is ready.  Reports in the Accounting application Report name Description Where to generate the report Deposit slip Export information about check payments. On a consolidation record page, above the donor list. Accounts receivable Export information about accounts receivable. On the "Reports" page, click on the sub-menu "Accounts receivable report". Sales by accounting items Export sales by accounting items list. On the "Reports" page, click on the sub-menu "Sales by accounting items". Consolidation Export a consolidation period. On the "Consolidation" page, select a consolidated period and export. General log Export general log entries. On the general log page, click on "Export". Invoices Export invoices. To be determined.

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Générer un bordereau de dépôt

Lors de la création d’une consolidation, il est désormais possible de visualiser et exporter un bordereau de dépôt pour vos chèques. Dans la page d’une consolidation, un bouton “Bordereau de paiement” va vous permettre de visualiser les différents chèques reçus sur la période. Cette option est disponible pour les comptabilité de type “caisse” et “exercice” (uniquement accessible dans le forfait Galaxie) et ne concerne que les modes de paiement physique, c’est à dire les chèques (les virements ne sont pas considérés) Le bordereau comporte un entête contenant le nom de votre organisation, le numéro de la consolidation, les dates de la période concernée et la date de création de la consolidation. Le bouton “Télécharger” vous permettra d’exporter votre bordereau au format PDF.

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