Planifier 2015 sous le signe de l’efficacité

Publié le 1 janvier 2015
L’année qui commence est, pour des milliers d’associations à travers le monde, le moment des bilans et de la planification stratégique. Les membres des conseils d’administration se penchent sur les performances de leur association pour l’année qui s’achève et planchent avec enthousiasme sur les stratégies à mettre en place pour acquérir de nouveaux membres. La pérennité et le financement de leur association en dépendent.
Au passage, les services aux membres sont scrutés à loupe. Il apparait évident pour tous qu’attirer de nouveaux membres et fidéliser les membres existants passent par la bonification des services et l’intensification des activités pertinentes. S’en suivent alors des échanges créatifs où de très bonnes idées voient le jour.

Toutefois, durant ce processus, on en arrive rapidement au constat que les ressources humaines responsables de livrer les services et déployer la mission de l’association croulent sous les tâches administratives et sont incapables de se voir attribuer de nouveaux projets…

Ce type de scénario, qui se répète malheureusement d’année en année, met inévitablement en péril la croissance des associations et nuit à leur image. Cette situation engendre trop souvent un pourcentage élevé de non-renouvèlement, sape l’enthousiasme des troupes et mine le moral des membres du conseil.Afin de briser ce cycle répétitif, les gestionnaires d’associations doivent faire preuve d’ingéniosité pour pallier au manque criant de ressources humaines, allant même jusqu’à mettre les mains à pâtes en organisant eux-mêmes les activités qui sont salutaires au financement de l’association. Cette situation vous semble familière? Vous cherchez comment en faire plus avec les ressources en place?

Voici comment libérer votre personnel des tâches administratives afin de dynamiser votre association.

  • Implantez un processus de gestion des données membres et des cotisations automatisées qui réduit de façon significative les couts et limite les actions liées au renouvèlement;
  • Éliminez les envois postaux couteux en temps et en argent, utilisez plutôt un logiciel en ligne et accélérez l’encaissement de vos cotisations;
  • Facilitez la promotion et l’inscription à vos diverses activités directement sur votre site Web, via des formulaires personnalisables et faciles à utiliser;
  • Dotez-vous d’outils d’analyse en temps réel afin d’avoir l’heure juste. Vous devez être capable d’obtenir, d’un simple clic, un portrait clair de vos adhésions, des inscrits à un évènement, du taux succès de vos communications afin de prioriser vos actions en conséquence;
  • Limitez les appels téléphoniques entrants liés à la mise en contact entre membres, avec un bottin des membres toujours à jour disponible à même votre site Web;
  • Communiquez mieux et plus souvent avec vos membres via des infolettres faciles à créer et faciles à gérer;
  • Centralisez la gestion de votre association dans un logiciel unique, fiable et évolutif, accessible de n’importe quel ordinateur au monde;
  • Sécurisez vos données associatives sur des serveurs performant avec un processus de sauvegarde des données fiable.
Cette année, donnez à votre association les moyens de ses ambitions. Solutionnez définitivement les problèmes de surcharge administrative et permettez à votre personnel de consacrez le temps nécessaire pour déployer pleinement votre mission.
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