Les leçons du Premier colloque des regroupements professionnels du Québec

Publié le 3 mars 2019
Le 21 février dernier, notre CEO et fondateur Pascal Jarry était conférencier au Premier colloque des regroupements professionnels du Québec. L'occasion pour nous d'aller à la rencontre des autres experts invités : découvrez ci-dessous leurs conseils et suggestions pour votre association ou fédération.
 
 
     Un résumé de la présentation donnée par notre CEO Pascal Jarry lors du Colloque est disponible ici :
 

​La mobilité technologique au service des regroupements professionels 

Présentée par Stéphane Dumont de Fanslab, une compagnie québécoise qui développe des applications mobiles, ainsi que Stéphane Parent, directeur d'Espace OBNL et organisateur du Colloque, cette première conférence expose les avantages d'investir dans une application mobile pour votre OBNL. 

 

  • Un nouveau moyen de communication. Stéphane Dumont fait le constat suivant : les médias de communication habituels, numériques ou traditionnels, s'essouflent. Par exemple l'engagement et la portée sur les résaux sociaux baissent continuellement et la loi C-28 restreint désormais les communications courriel. Alors que l'utilisation du cellulaire remplace quasiment celle de l'ordinateur, les applications mobiles deviennent le médium privilégié de communications.
  • Des nouvelles relations avec votre communauté. Une application permet d'engager davantage les membres de votre association ainsi que de renforcer les liens entre eux. Son succès réside dans votre capacité à rendre son utilisation quotidienne, et non juste exceptionnelle, comme pour un congrès. Rendez donc l'application utile et dynamique avec des sondages, un répertoire de membres, un système de messagerie privée ou encore un forum. Offrez une expérience personnalisée à l'adhérent avec des événements, des outils ou des ressources qui dépendent de sa localisation, ses enjeux, son expertise, etc. 
  • Connaissez vous vos super-membres ? Pour assurer le succès de l'application, Stéphane Dumont conseille d'indentifier et de faire intervenir vos membres les plus engagés. Ils sauront créer de l'enthousiasme, encourager les membres à l'utiliser et à y être actif.
  • Des nouveaux revenus. Exploitez les rapports d'utilisation de l'application pour mieux connaître vos membres et leurs besoins. Ces données vous permettront d'identifier des nouvelles opportunités de partenariat. Vous pouvez aussi l'utiliser pour offrir de la visibilité à vos partenaires : un profil dans l'application ou encore un système pour contacter et prendre rendez-vous avec vos membres.
     

​Procédures et documents administratifs - comment rendre le tout plus agréable

Lyne Major, qui est directrice générale du bureau de permanence pour associations Services Pelletier, Gosselin, présente une méthodologie pour bien gérer les documents administratifs de votre OBNL. 

 

  • Les différents types de documents administratifs. Votre OBNL doit tenir de nombreux documents, tels que les ordres du jour, les procès verbaux, les politiques ou encore les codes. Ces documents sont vitaux, tant pour la mémoire de votre organisation qu'au niveau légal. Il est donc nécessaire de s'assurer que votre organisation les gère et les utilise de façon appropriée. 
  • Des documents pour aider au quotidien. Ces documents, s'ils sont bien structurés et exploités, guideront les décisions quotidiennes de votre association. Ainsi, une politique publicitaire définit quel type de commanditaire et quel type de partenariat sont acceptables pour votre organisation. Si vous remarquez que ces lignes directrices sont remises en cause plusieurs fois, il est surement temps de les faire évoluer. 
  • Des documents pour assurer la pérennité de votre organisation. Alors que les OBNL font souvent face à un roulement de personnel élevé, ces documents administratifs permettent aux nouvelles ressources de comprendre l'historique de l'organisation. Encore faut-il qu'ils soient facilement accessibles : organisez-les dans un registre unique, mettez en place une nomenclature simple et standardisée pour nommer les documents et créez des modèles pour chaque type. 
  • Et pour le Conseil d'Administration? Le Conseil est bien sûr impliqué dans la production de nombreux documents. Assurez-vous cependant qu'ils aient accès à l'ensemble de ceux dont ils ont besoin, par exemple à travers un espace privé en ligne. Créez un guide de l'administrateur qui contient les dernières versions des documents nécessaires : la déclaration de la mission, des valeurs et des objectifs, lettres patentes, états financiers, procès-verbaux de l'année en cours, plannification stratégique, etc. 
     

​Les 5 phases du cycle de vie d’une association, où vous situez-vous ?

Lors de cette présentation, Laurent Morriset qui est la tête des agences C4 Communications et OBNL 360, partage son modèle du cycle de vie des OBNL qui vous permet de mieux comprendre les besoins et les enjeux de votre organisation.

 

  • Quelles sont les phases du cycle de vie d'un OBNL ? Les phases de création et de développement consistent à démarrer et à la structurer l'association. La croissance se caractérise principalement par une accélération du recrutement des membres. La phase suivante est celle de maturité : l'OBNL est stable et profite d'une certaine notoriété. Enfin, si elle ne se réinvente pas, l'organisation décline, au risque de perdre sa raison d'être. 
  • En quoi le concept de cycle peut aider votre OBNL ? Chaque phase est caractérisée par des opportunités, des besoins, des enjeux et des stratégies distinctes. Comprendre les phases et leurs symptômes vous permet d'anticiper les changements à venir ainsi que d'outiller votre organisation pour y faire face.
  • Soyez à l'écoute de votre organisation. Identifiez les symptômes de la prochaine phase avec des critères quantitatifs et qualitatifs sur plusieurs niveaux : est-ce que vos processus sont efficaces et supportent bien vos opérations ? Pouvez-vous recruter de nouveaux membres, ou renouvellent-ils avec enthousiasme ? Est-ce que l'influence de votre organisation se fait ressentir à l'échelle du secteur ? Y-a-t-il un potentiel pour augmenter vos revenus, ou stagnent-ils ? Est-ce que le CA ressent le besoin de s'impliquer davantage dans le quotidien ? Toutes ces données vont permettront de mettre en place la stratégie adéquate.
  • S'entourer des bonnes personnes. Deux questions doivent se poser à chaque phase : êtes-vous le bon DG pour gérer les changements à venir ainsi que la prochaine phase ? Avez-vous le bon CA pour vous outiller et vous conseiller ? En effet, Laurent Morisset souligne qu'à chaque phase, un certain type de leadership, avec une certaine catégorie de compétences, est approprié. Il est aussi suggéré de travailler avec un consultant extérieur qui pourra amener de l'objectivité ainsi qu'une approche nouvelle.
     

​Dans le contexte médiatique actuel, comment obtenir de nouveaux revenus commerciaux ? 

Lors de cette conférence, Jean Thibault de CPS Médias (courtage publicitaire pour association) détaille les dernières tendances en partenariat et commandite. 

 

  • Que recherchent les annonceurs en s'associant avec votre OBNL? Les annonceurs veulent bien sûr vendre leurs produits et service mais aussi gagner en notoriété auprès de votre communauté, recruter ou encore démontrer leur expertise. Pour les convaincre, vous devez leur fournir un certain nombre d'informations.
  • Quelles données pour les convaincre ?  Le rôle de votre OBNL dans l'industrie, qui indique ainsi leur avantage de s'associer à vous plutôt qu'une autre organisation, le portrait du membre typique, qui permet à l'annonceur de mieux comprendre vos membres et ainsi de créer une publicité efficace, et les métriques à sa disposition pour analyser le retour sur son investissement. Incluez des informations socio-démographiques (âge, sexe, statut familial, revenus), psychométriques (valeurs, intérêts, mode de vie, comportements d'achat) ainsi que les données à votre disposition pour les publicités (nombre de vues, de clics, d'intéractions, etc). 
  • Comment créer la grille tarifaire ? Commencez par lister les canaux à votre disposition : réseaux sociaux, infolettre, site web, magazine, événements ... ainsi que les types d'annonce pour chaque canal. Déterminez ensuite la tarification en fonction de critères tangibles (nombre de membres qui verront la publicité, durée, médium choisi) mais aussi intangibles : la crédibilité et l'influence de votre marque auprès des membres ou encore l'exclusivité de votre positionnement dans l'industrie.
  • Des outils pour faciliter la vente. Un CRM est nécessaire pour faciliter les suivis, mais aussi s'assurer qu'aucune opportunité ne soit oubliée d'une année à l'autre. Créez aussi un guide pour l'annonceur, qui inclut votre ligne éditoriale, le portrait du membre type, ainsi que des exemples d'annonces à succès. 
  • Des nouvelles opportunités de revenu. Jean Thibault liste dans les nouveaux canaux appréciés des annonceurs les magazines intéractifs à consulter en ligne, les diffusion en ligne d'événements, les webinaires, les applications mobiles, les zones de rendez-vous lors d'événements, les entrevues vidéo ainsi que les Facebook live ou encore les podcasts. 

Vous pouvez retrouvez l'ensemble des présentations ainsi que des entrevues des conférenciers sur le site d'Espace OBNL.
 
memboGo Rocket Logo

Créez votre compte gratuit dès maintenant

Profitez de toutes les applications essentielles gérer votre OBNL, sans frais, sans carte de crédit et sans limite de temps. 

Ouvrir un compte gratuit
Infolettre - Newsletter