L'Association des Biologistes du Québec: utiliser le numérique pour offrir plus à ses membres, à moindre frais

Publié le 21 août 2017
Depuis les années 70, l’Association des Biologistes du Québec travaille à soutenir la profession de biologiste ainsi qu’à la faire connaître du grand public.
Parmi les actions prises pour remplir cette mission, l’OBNL milite depuis ses débuts pour la mise en place d’un ordre professionnel, projet qu’elle poursuit toujours aujourd’hui.
Cette situation influence fortement son membership; dans les périodes où la communauté de professionnels pense que l’association est sur le point d’obtenir cette reconnaissance professionnelle, le nombre d'adhésions augmente rapidement. Mais lorsque les attentes sont déçues, une partie des membres ne renouvellent pas. L’ABQ a donc un enjeu intéressant; renforcer son offre de services pour convaincre ces professionnels qui n’adhèrent pas sur le long terme, et ce avec les moyens humains et financiers limités d’un OBNL.

Une stratégie pour renforcer son offre ; la diversification et personnalisation des services

Pour trouver comment renforcer son offre, l’association professionnelle s’est très tôt instaurée un rythme: l’offre de services est évaluée à chaque période de planification stratégique. La première étape est donc d’envoyer des sondages aux membres pour jauger leur satisfaction ainsi que déterminer les futures initiatives. Mais l’ABQ ne se limite pas à l’avis de ses membres ; elle prend aussi l’initiative d’envoyer périodiquement des sondages aux membres qui ont quitté ainsi qu’à ceux qui n’ont jamais adhéré: les besoins non adressés et les sources d’insatisfaction sont identifiés et leur perception de l’ABQ est analysée.

Ces retours font donc évoluer l’offre de services. En plus d’augmenter le nombre de services aux membres, ces retours ont surtout permis de segmenter l’offre, de la personnaliser, pour mieux servir chacun des types de membres. Par exemple, pour augmenter le nombre de formations mais aussi diversifier les thématiques et secteurs couverts, un système décentralisé qui permet aux membres de donner les formations est utilisé.

En plus de la réflexion sur le contenu des services, l’association fait un travail continu sur leur accessibilité. Par exemple, la revue papier est offerte en version électronique, plus pratique pour les membres. Quelques formations sont disponibles en vidéo; elles sont donc accessibles à tous les professionnels à travers le Québec, en tout temps.

Le numérique: pour mettre en place des actions stratégiques, à moindre frais et plus efficacement

La diversification des services et l’amélioration de leur accessibilité a permis à l’ABQ d’augmenter son nombre d’adhésions ainsi que ses revenus. Et c’est le processus de numérisation par lequel l’OBNL est passé qui a rendu ces changements possibles. En effet, en utilisant des outils numériques, l’OBNL peut personnaliser ses services à moindre frais et très efficacement. Par exemple, passer d’une revue papier à une version électronique coûte évidemment moins cher. L’ABQ a complété ce service d’information en ajoutant une infolettre sur différents sujets d’actualité sur la biologie, ce qui permet de segmenter facilement l’information en fonction des intérêts des membres. L’ABQ a donc deux infolettres hebdomadaires qui couvrent des thématiques différentes (emplois et  actualités en biologie), et laisse le membre s’inscrire à celle de son choix. À l’image des taux d’ouverture très haut des infolettres, les membres sont très satisfaits par ce système.

Pour une association qui couvre un territoire aussi grand et qui sert des professionnels, améliorer l’accessibilité des services aurait été un enjeu de taille sans le numérique. Tous les services de l’ABQ sont désormais en ligne. En plus des infolettres et des formations vidéos, les membres peuvent donc adhérer et changer leurs  informations en ligne. Ils sont aussi rappelés automatiquement, en avance, quand leur adhésion va expirer. Les programmes, détails et inscriptions des événements et congrès se trouvent aussi en ligne, avec paiement électronique.

Mais cela n’est pas tout; en terme de communication et collaboration, la technologie a permis à l’ABQ de passer à la vitesse supérieure. Un groupe Facebook a été mis en place pour favoriser les discussions entre l’ABQ et les membres, mais aussi entre eux. En plus d'être moins cher que les communications physiques, c’est aussi un système plus efficace car il rend les discussions quasi instantanées. En retour, cela permet à l’ABQ de prendre les décisions plus rapidement. Par exemple, dans le cas des prises de position publiques, les membres peuvent débattre et donner leur avis plus facilement.

Réussir sa transition technologique

Pour mettre en place tous ces changements et prendre avantage des opportunités données par les solutions numériques, l’ABQ a du faire une transition technologique. Ce processus a été un véritable investissement (d’argent mais aussi de temps !) qui a demandé une volonté d’apprentissage ainsi que la patience d’explorer les solutions qui pourraient faire la différence. Mais comme dans le cas de l’ABQ, le pari est souvent gagnant.

La première étape pour l’ABQ a été de déterminer ses besoins et de trouver la solution qui y répond.

À ce stade, l’ABQ pouvait se tourner vers une solution existante ou alors faire développer une solution sur-mesure. Pour la plupart des OBNL, la décision finale se résume souvent à un choix entre l’efficacité d’un outil sur mesure contre son prix. memboGo, la solution en ligne pour laquelle l’ABQ a optée, lui a permis d’éviter ce choix: la plateforme s’adapte à tout type d’OBNL et enjeux de gestion tout en étant moins cher et en faisant diminuer les coûts. En effet, l’ABQ a pu automatiser et simplifier ses tâches administratives, comme celles reliées aux services en lignes mentionnés plus haut et donc gagner beaucoup d’heures de travail.

La deuxième étape a été de choisir comment faire la transition vers le numérique.

L’OBNL avait le choix de faire le processus par elle même, avec l’aide d’un bénévole ou membre de son CA, de faire appel à un partenaire externe (comme une agence), ou alors directement avec memboGo, qui offre un programme d’accompagnement des OBNL.
La première option, bien que la moins chère, avait été écartée car non pérenne: si les bénévoles s’en vont c’est tout le savoir associé à la plateforme qui disparaît.

Au final, c’est l’option de traiter directement avec memboGo qui a été retenue. Moins chère que de passer par une agence, l'option de collaborer avec memboGo permet à l’ABQ d'être directement en lien avec les spécialistes du logiciel et d’optimiser son utilisation de la plateforme. De plus, ceux ci assurent à l’ABQ la stabilité et la sécurité de sa plateforme, et ce au long terme. Enfin, il y a le facteur de flexibilité du logiciel. Comme tous les OBNL, l’ABQ change avec les attentes de ses membres, et l’outil de gestion doit évoluer avec elle: être en lien avec l’équipe memboGo permet à l’ABQ de s’assurer de la pertinence de sa plateforme de gestion, même dans le contexte de besoins et d’enjeux changeants.

La troisième et dernière étape pour l’ABQ a été de construire une relation avec l’équipe memboGo.

Les gestionnaires d’OBNL n’ont pas le temps de rechercher les nouveautés technologiques et de faire les démarches pour comprendre en quoi elles pourraient aider leur organisation. L’équipe memboGo offre ce travail de défrichage pour l’ABQ et ce, pour l’aider à mieux rayonner.

 

L’astuce de Chantal d’Auteuil, directrice générale de l’ABQ

“Simplifiez votre mission avec des objectifs réalistes pour vous permettre de choisir et prioriser vos initiatives. Pensez toujours en terme d’impact et de portée des initiatives”.




 
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