L’Institut de développement urbain du Québec : Améliorer l’image de son association grâce au numérique

Publié le 21 février 2018
Représentant une industrie qui génère plus de 12 milliards de dollars de retombées économiques et plus de 115 000 emplois au Québec, l’Institut de développement urbain du Québec (IDU) a su s’établir depuis 1987 comme le principal porte-parole de son secteur, l’immobilier commercial québécois. Mais en 2016, André Boisclair, alors nouveau président-directeur général de l’OBNL, constate que l’association doit évoluer sur certains aspects.

D’une part, les outils numériques utilisés par l’IDU ne représentent plus l’image dynamique et innovante de l’organisation. De plus, leur manque d'efficacité rend la gestion quotidienne lourde, ce qui empêche l'équipe d’étoffer et de développer ses initiatives. Une double refonte est ainsi décidée : le site web fera peau neuve et la gestion quotidienne sera repensée avec memboGo.

Projeter une image de marque en contrôlant mieux les outils numériques de son OBNL

Comme beaucoup d’autres d’OBNL, le premier enjeu de l’association était donc de consolider son image à travers ses outils de communications et de marketing.

En effet, il faut se rappeler que les membres, les participants et commanditaires ou tout autre sympathisant d’une organisation juge du professionnalisme de cette dernière en partie sur la qualité de ses outils.

Pour l’IDU, le site web désuet et la panoplie d’outils numériques (infolettre, sondage, ...) étaient donc à revoir. Par exemple, il était impossible de s’inscrire à un événement et de payer directement sur le site web. Ou encore, à cause du grand nombre d’outils, il était difficile d’assurer que tous respectaient l’identité graphique de l’association de façon uniforme.

En faisant la transition sur memboGo, l’IDU a pu d’une part moderniser son site web avec les fonctionnalités demandées par ses membres, comme l’inscription à des événements et l’achat d’adhésion en ligne. D’autre part, memboGo étant une plateforme tout-en-un qui inclut tous les outils nécessaires à la promotion et aux communications, l’Institut contrôle désormais mieux leur qualité, projetant ainsi à ses membres et ses participants une image qui lui correspond mieux.

Un système pérenne qui évolue avec son association, pour mieux soutenir son développement

Avant de choisir memboGo, l’IDU avait considéré de faire développer un système sur mesure.
Non seulement dispendieux à mettre en place, le sur-mesure a le grand désavantage de transférer le coût de la maintenance du logiciel sur l’association. En effet, lorsque l’organisation se développe ou change de processus, bien souvent le système sur mesure devient obsolète et c’est la responsabilité de l’OBNL de financer les évolutions.

L’équipe de l’IDU s’est rendue compte bien vite que la stratégie n’était donc ni optimale ni viable à long terme et s’est tournée vers memboGo. memboGo, n’étant pas un système sur-mesure mais un logiciel SaaS (Software as a Service) maintient et fait évoluer continuellement la plateforme de gestion pour les OBNL qui l’utilisent.

Une fois la mise en place de memboGo faite, l’IDU n’a ainsi plus à allouer des ressources à la gestion du système informatique et peut se concentrer sur ce qu’il fait le mieux : mettre en avant l’industrie de l’immobilier commercial.

Numériser les processus internes de son OBNL pour accomplir plus

L’IDU organise de 20 à 30 événements par année, en marge de ses activités de représentation de l’industrie. Et pourtant, même si l’organisation d’événements n’est pas la raison d’être première de l’IDU, presque la moitié de son équipe permanente travaillait à temps plein à leur programmation. Avec memboGo, l’IDU a pu automatiser une grande partie des tâches liées à son volet événementiel. Avec ce temps libéré, l’équipe travaille maintenant essentiellement à améliorer ceux-ci et développer les initiatives de l’association, tout en organisant autant d’événements.

Par exemple, avant la refonte du site web et la mise en place de memboGo, les membres de l’IDU ne pouvait s’inscrire en ligne à un événement. memboGo, liant les inscriptions et achats en ligne avec le système de gestion, permet non seulement aux participants d’acheter leur billet en ligne de façon autonome, mais en plus enregistre automatiquement toutes les inscriptions directement dans la base de données de l’IDU.

Le rôle de l’équipe a ainsi évolué de l’entrée manuelle de données et de la gestion logistique à la stratégie, la planification et l’amélioration constante des actions de l’IDU, ce qui contribue directement à améliorer l’image de l’association auprès de son industrie.
Depuis son adoption de memboGo en septembre 2017, l’IDU a automatisé bien d’autres processus avec memboGo, tant pour l’organisation des événements, que pour la gestion des membres et la comptabilité. D’après Catherine Thibault, alors directrice des opérations et du développement de l’IDU qui menait la mise en place du système pour l’association et qui depuis a rejoint l’équipe memboGo, «le retour sur investissement a été instantané», démontrant ainsi qu’une gestion numérisée et tout-en-un est gagnante pour les OBNL qui souhaitent accomplir leur mission plus efficacement.

L’astuce de Catherine

« Pour moi, la clé pour le succès de l’automatisation des processus de gestion est de bien rédiger et programmer les communications dans chacunes des applications de memboGo. Lorsque celles-ci sont bien rédigées et adaptées à la situation en utilisation tous les mots clés nécessaires, le service à la clientèle est amélioré et peut passer à un niveau supérieur. Aussi, memboGo s’améliore constamment, consultez régulièrement les infolettres et l’aide en ligne. Peut-être que ce dont vous avez besoin existe déjà dans memboGo. »
 
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