Entrevue : Mieux utiliser les outils numériques pour son OBNL

Publié le 6 novembre 2018
Notre fondateur et président Pascal Jarry était invité par Stéphane Parent, directeur général d’Espace OBNL, à discuter des enjeux numériques des OBNL. Voici un résumé des meilleures pratiques et conseils échangés.
 
​      Vous avez raté l’entrevue ? Écoutez l’enregistrement ici :
 

Pourquoi votre OBNL doit prendre le virage numérique ?

Le numérique s’intègre à tous les niveaux d’une organisation et change la donne, en profondeur. Par exemple :
  • Le marketing. Il est désormais difficile de recruter des membres ou de faire la promotion d’une campagne financement sans intégrer une composante numérique.
  • Le recrutement. Que ce soit pour des bénévoles ou des employés, le processus est presque entièrement numérisé, notamment au niveau du traitement des candidatures.
  • La gestion du quotidien. On lit ses courriels sur cellulaire, on partage des documents dans le nuage et on utilise des outils de téléconférence sur le web.
Le numérique est incontournable ! À long terme, la capacité de votre organisation à intégrer le numérique est une question de survie.

‘’Les organisations qui s’adaptent plus rapidement que les autres auront une longueur d’avance [...] et vont attirer les ressources vers elles’’, que ces ressources soient des dons, des employés, ou autre.

-  Pascal Jarry, président et fondateur de memboGo


Quelles sont les fonctions qui sont le plus touchées ?

Le numérique est multi-facette, mais vous devez particulièrement être attentifs à ces aspects :
  • La présence numérique. C’est la première fonction à laquelle on pense :  avoir un site web, utiliser les réseaux sociaux, bien communiquer sur ces médias et travailler son image numérique.
  • La gestion quotidienne. Le numérique permet d’automatiser de nombreuses tâches quotidiennes. Il fait gagner du temps et augmente l’efficacité pour faire baisser les frais de gestion.
  • La pérennité des informations. Les données sont sauvegardées et gérées de façon plus structurée. Les informations sont transmises plus facilement, sans perte de savoir. Pour les OBNL qui font face à un roulement élevé de personnel, l’utilisation du numérique est donc un atout.
  • La gestion des transactions. Permettre de payer ou de donner sur son site est tout simplement plus simple et efficace, sans être complexe à mettre en place.

Quels sont les faux pas à éviter lors de la mise en place d’une technologie ?

Pour éviter les mauvaises expériences, voici quelques précautions à prendre en amont.
  • Comprenez les différentes facettes de votre outil. Comme abordé dans le point précédent, il vous faut comprendre l’impact de chaque technologie ou outil numérique sur l’ensemble des fonctions de votre OBNL.
  • Prenez le temps de mettre au point un plan de déploiement. Définissez les objectifs, les ressources et les échéanciers. Créez un plan avec des actions concrètes, ancrées dans le quotidien. N’hésitez pas à vous faire conseiller par des experts !
  • Ne sous-estimez pas les coûts. Il y a bien sur le coût de la solution, mais aussi le coût de la mise en oeuvre, de formation et d’adaptation de votre équipe. Pensez sur le long terme : le numérique est un investissement qui doit avoir une valeur continue pour votre organisation.
  • Préparez votre équipe au changement. Le numérique bouleverse le quotidien et les habitudes, et des frustrations peuvent en découler. Donnez de la visibilité à votre équipe en communiquant les objectifs et les étapes.

Comment choisir la bonne solution ?

Que votre OBNL investisse dans une billetterie en ligne, une base de données, ou un nouveau site web, il faut vous assurer d’être sur la bonne voie.
  • Intégrez la solution à votre stratégie numérique. Une stratégie numérique est l’intégration d’outils numériques ou électroniques dans l’ensemble du processus de votre OBNL. La solution que vous envisagez doit absolument s’inscrire dans cette démarche globale pour répondre réellement aux besoins mais aussi s’intégrer de façon harmonieuse.
  • Construisez une relation de confiance avec vos fournisseurs. Trouvez des collaborateurs en qui vous avez confiance. Il vous faut échanger avec eux et leur poser des questions : vous pourrez mieux comprendre les enjeux et mieux définir votre vision globale.
  • Informez-vous. Que ce soit en vous renseignant auprès de vos collègues ou en travaillant avec des fournisseurs, gagner en connaissance vous aidera grandement à faire les bons choix.

Comment mesurer la performance de vos outils numériques ?

Pour savoir si votre organisation doit encore s'adapter pour mieux utiliser le numérique, vous devez être capable de mesurer sa ''performance numérique''. Pour ce faire :

  •  Décidez des informations à recueillir et de comment les utiliser. Ces dernières dépendent de votre organisation, de sa mission et de ses activités. 
  • Établissez des objectifs à atteindre.
  • Suivez l’évolution des résultats de façon régulière.
  • Utilisez une approche itérative. La clef est de prendre des actions sur ces résultats pour trouver ‘’la recette qui marche’’ pour votre OBNL.
Prenons l'exemple de votre site web. Vous pouvez mesurez avec Google Analytics le nombre de pages vues ainsi que le nombre de transactions (dons, adhésions, ventes, ect). Vous pouvez ensuite essayez d'améliorer ces résultats avec différentes tactiques : utiliser davantage les réseaux sociaux, ajuster votre stratégie de contenu ou encore rendre le site plus agréable à naviguer.

Les outils numériques gratuits aident-ils vraiment votre OBNL ?

Ayant des ressources limitées, il est normal de vouloir réduire au maximum les coûts. Mais les outils gratuits ne sont pas forcément une solution appropriée. Un outil doit vous faire gagner du temps : en favorisant le gratuit, vous risquez de mettre de mettre de côté des fonctionnalités qui vous feraient gagner du temps voire de l’argent.

Ne cherchez pas la gratuité à tout prix, visez l’efficacité et le rapport qualité-prix.

- Stéphane Parent, Directeur d'Espace OBNL


Comment présenter un outil technologique à votre Conseil d’Administration ?

Il vous faut démontrer les bénéfices de votre recommandation.
  • Présentez la stratégie numérique et le plan de déploiement. Ces documents détaillent le contexte, les objectifs précis et les budgets pour donner une visibilité à votre CA sur le projet.
  • Mesurez la valeur ajoutée de la technologie choisie. Par exemple, pour une plateforme de gestion des membres, comparez le temps nécessaire pour traiter une nouvelle adhésion avec et sans la plateforme. Une évaluation quantitative et objective facilite la décision finale.
  • Incluez les membres de votre CA dans le processus, notamment ceux avec des expertises ou un réseau qui pourraient faire avancer le projet.
  • Demandez à votre fournisseur de présenter la solution. Ils auront ainsi des réponses directes et pourront estimer eux-même de la valeur de la technologie.Apprenez des expériences de vos collègues. Comme vous pouvez demander des références, vous pouvez demander à votre réseau de partager expériences et conseils.

Comment faciliter la transition pour les clientèles plus âgées ?

Bien qu’on imagine nos aînés être moins à l’aise avec la technologie, des études récentes ont démontré que c’est un segment de population qui adopte rapidement les technologies. À titre d’exemple, les tablettes ou encore Facebook y ont un très grand succès. De manière générale vous pouvez toute de même appliquer ces conseils :
  • Faites une transition progressive, en laissant par exemple l’option de vous appeler ou d’utiliser l’ancien système.
  • Utilisez des interfaces claires et agréables, qui sont faciles d’utilisation et adaptées à votre clientèle.


Comment se tenir au courant de l’évolution des outils et des bonnes pratiques ?

Les technologies évoluent à une vitesse affolante et il est difficle d'être constatemment en adaptation. Assurez-vous de prévoir les changements profonds en : 
  • Suivez les autres organismes et prenez le temps d’analyser leurs actions.
  • Restez à l’affût des formations et des webinaires donnés dans votre secteur.
  • Intégrez la jeune génération, notamment dans votre CA. Ces derniers ont souvent une plus grande facilité à comprendre le potentiel des dernières technologies.

Comment assurer la cybersécurité de votre OBNL ?

Pour optimiser la cybersécurité de votre OBNL, privilégiez les technologies de type SaaS (Software as a Service). Ces dernières se louent (plutôt que d’acheter une licence) et ne nécessitent aucune installation sur votre ordinateur puisqu’elles sont disponibles en ligne. Des exemples sont NetFlix, Spotify, Quickbooks ou encore memboGo.  Les technologies SaaS sont typiquement plus sécuritaires car;
  • ​Vos données sont hébergées dans le nuage. Il ne suffit plus d’avoir accès à votre ordinateur (vol ou piratage) pour consulter les informations, il faut aussi trouver le mot de passe de votre plateforme en ligne.
  • Les systèmes de sécurité sont plus développés. Aujourd’hui, les standards de sécurité sont beaucoup plus élevés et seules des entreprises spécialisées peuvent dédier les ressources nécessaires. Les coûts sont tellement prohibitifs qu’il est devenu impossible de mettre en place un système sur mesure vraiment sécuritaire, que ce soit un site web, un serveur ou une plateforme.

Quelles sont les tendances à surveiller ?

  • L’exploitation intensive des données de votre organisation. Dans les années à venir, les données prendront encore plus de place dans le quotidien de votre OBNL. Elles vous permettront de prendre des décisions plus éclairées et d’optimiser les opérations. Elles vous permettront par exemple de confirmer la meilleure période pour communiquer, pour demander des dons ou encore faire renouveler vos membres.
  • L’utilisation des données à l’échelle de votre secteur. La mutualisation des informations entre membres d’un regroupement ou d’une fédération sera surement plus répandue.
  • L’intégration de l’intelligence artificielle. Elle bouleversera l’ensemble des fonctions d’une organisation, comme la révolution numérique l’a fait.


Quelles autres actions prendre pour votre OBNL  ? 

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