Comment pouvons-nous vous aider ?

L'application Formulaires personnalisés vous permet de créer une base de données sur mesure pour votre OBNL. Par exemple, il n'existe pas d'application "Bénévoles" dans memboGo: avec l'application Formulaires personnalisés, vous pouvez vous créer la base de données dont vous avez besoin pour gérer ces données. Voici comment créer votre base de données sur mesure: 


Configurer sa base de données sur mesure

Commencez par créer un objet dans l’application Formulaires personnalisés. Un objet défini le type d’information que vous souhaitez gérer (des bénévoles, des exposants ..) 
Une base de données sur mesure pour votre OBNL

Nommez-le (par exemple “Bénévoles”). Vous êtes de retour sur le menu principal de gestion des objets. Cliquez sur votre objet puis sur “Configuration”pour continuer à le configurer.
Configurer sa base de données sur mesure

Une fois dans le menu de configuration, cliquez directement sur le sous-onglet Formulaire (dans le menu horizontal noir, à gauche) puis sur le formulaire "Formulaire de base". Une fois sur le formulaire, vérifiez s’il contient déjà les champs dont vous avez besoin. 
Créer un formulaire pour la base de données


Si ce n’est pas le cas, cliquez sur “Champs”. C’est ici que vous pouvez personnaliser et créer les champs correspondant aux informations que vous voulez récolter. 
Créer des champs personnalisés pour la base de données

Les champs natifs sont ceux que memboGo vous fournit pas défaut. Vous pouvez en personnaliser les libellés. Vous pouvez aussi ajouter des champs personnalisés en cliquant sur “ajouter un champ personnalisé”.
Vous pouvez lire cet article qui décrit comment créer un champs personnalisé.


Ajouter une instance

Maintenant que vous avez personnalisé votre base de données, allez créer une instance (c'est à dire item, donc dans ce cas ci un bénévole) en cliquant sur “Ajouter” dans l’onglet “Gestion des instances”.


Le formulaire que vous remplissez pour ajouter votre premier bénévole est celui que vous avez personnalisé dans les étapes précédentes (le formulaire “Création” en environnement “Administration”).
Dans le formulaire, il existe l’option “Statut”. Si vous avez le forfait Galaxie, vous pouvez personnaliser l’option en retournant dans Configuration puis en cliquant sur le sous-onglet “Gérer les status”. Pour un bénévole, il pourrait avoir par exemple trois statuts: “ancien bénévole”, “bénévole actuel” et “nouveau bénévole dont il faut revoir le CV”. 
 
À noter que vous pouvez enlever le champ de Statut de vos formulaires mais que l’option est bien pratique pour naviguer dans votre base de données.
Gestion des status dans l'application CRM


Une fois que vous avez enregistré le nouveau contact, il apparaît dans votre base de données des instances de l'objet.
Interface de recherche des instances dans l'application CRM
 

Consulter et modifier une instance

Le formulaire “Création” en administration est celui qui vous permet d’ajouter vous même des instances dans la base de données. Il existe donc des formulaires spécifiques qui vous permettent de contrôler les informations que vous pouvez aller modifier ou consulter. Comme pour le formulaire Création, vous pouvez modifier ces formulaires.

Dans le sous-onglet Formulaires (dans la page Configuration),

  • Le formulaire Édition vous permet de contrôler quelles informations peuvent être modifiées après la création de l’instance.
    Ce formulaire doit comprendre les champs du formulaire Création que vous voulez rendre éditables.
 
  • Le formulaire Consultation permet de déterminer les informations qui sont visibles lorsque vous consultez la fiche de détails d’une instance.
    Ce formulaire doit donc contenir les champs du formulaire Création que vous voulez rendre visibles.

 
Pour mettre à jour ces formulaires, enlevez les informations que vous ne souhaitez rendre éditable ou visible et ajoutez celles que vous souhaitez avoir. 
Formulaires pour consulter et modifier une instance de l'application CRM


Créer un formulaire sur mesure 

Si vous avez le forfait Orbite ou Galaxie, vous avez la possiblité de vous créer un formulaire sur mesure (dans l'environnement de votre choix) en cliquant sur "Ajouter un Formulaire" dans la page "Formulaires" de l'onglet Configuration". 

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